尋找免費的文管系統

由於業務部門有些技術文件具有機密性, 只允許人員在公司內部查閱, 禁止再複製及列印, 所以需要找一些免費的解決方式來嘗試解決這個需求.

首先必須要找一套有權限控管的文管系統, 是網頁式的介面可以直接供多人使用, 同時也可以直接讀取公司的 AD 帳號, 對管理者可以減少帳號的管理, 對使用者可以利用單一帳號跨系統使用.

首先直接找 DRM (Digital Rights Management) 數位版權管理的系統, 這一類的產品都需要有認證的 Server, 目前有許多廠商是有提供成熟的產品, 但是都需要購買版權使用, 越多人使用價格越高, Open Source 找不到類似的免費軟體.

所以目標再轉回到一般的文管系統上, 繼續在網路上搜尋了一陣子, 發覺 Knowledgetree Document Management System (http://www.knowledgetree.com/) 還蠻適合我們要的環境, 但文件還無法做到禁止另存與列印.

安裝 KnowledgeTree 是蠻簡單的, 下載 For Windows免費的版本 (Community Edition), 依照其安裝步驟, 利用內建的 Admin 帳號登陸, 設定好 AD 驗證的 IP / ID / Password, 透過與 AD Server 把特定的使用者加入到這個系統上, 建立一個新的文件存放路徑及使用者的群組 (設定同群組有相同的權限), 系統就大致可以開始服務了.

首先到 http://yourtestmachine/login.php 進入系統, 該主機是架設再 VM Server 上面的 XP 主機, 主要是測試使用所以效能會有點慢.

Search Free DRM

該路徑下有四個檔案, 分別使用不同的方式來做保護.
Search Free DRM

Search Free DRM

檔案一: VB Script 測試
利用 Word 內的巨集指令, 把列印及存檔功能封鎖掉.

缺點:
1. 每次有檔案都必須手動加工去把指令複製上去
2. 只有 Office 類型檔案可以使用這個方式

檔案二: Windows Sysprep
利用列印功能, 把 Word 檔案轉置成 Flash, 除了安裝特殊軟體, 只能打開網頁瀏覽器觀看, 列印效果很差.

缺點:
1. 觀看上不方便
2. 無法關閉其列印功能

檔案三: 遠端電腦轉換
也是利用列印功能轉置成 PDF 檔案, 轉置後可設定開啟密碼, 禁止另存等功能.

缺點:
1. 點選另存後還是可以存檔, 免費轉置軟體相容性還是有問題.
2. 免費製作PDF的鎖定, 遇到新版的 Reader 安全性設定完全被忽略, 必須採購原版軟體.

2 thoughts on “尋找免費的文管系統

  1. 不好意思,請問一下,
    3.5.4a版本的繁體中文語言套件,不知是在那取得呢?
    倘若方便,可否告知在那下載呢?十分謝謝!

    1. Vodka,

      由於該軟體公司不適用, 所以已經移除掉了, 不過我記得我是安裝 For Windows 的版本, 正體中文應該是內建的, 只要到”設定”之類的選項把個人的語系調整成正體中文即可, 但是中文化的程度不太夠, 還是有很多會保留英文的字眼.. 我在網路上找了一下也沒有看到中文套件可以下載..

      麻煩先試一下喔.

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